Ako Zlepšiť Efektivitu A Produktivitu Alebo Ako Sa Zorganizovať?

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 15:53

Ak sa pozriete na moderného človeka, je ľahké vidieť, že rýchlosť a zložitosť vecí, ktoré je teraz potrebné v živote riešiť, sa znásobili objemom vecí, ktoré bolo potrebné vykonať pred 50 rokmi.

Ľudia sa ponáhľajú, ale nie včas. Život priemerného človeka je plný rôznych poslov, sociálnych služieb. siete, e -maily a desiatky ďalších rušivých prvkov, ktoré každodenne narúšajú efektivitu a produktivitu. Osobná efektívnosť a produktivita sú medzitým kľúčom k úspechu, závisí od nich úroveň a kvalita vášho života.

Deň má iba 24 hodín. Úspech je ekvivalentom toho, čo ste za ten čas urobili. Mnohí preto snívajú o 25. a 26. hodine dňa. Na to, aby sme boli úspešní, však nie je potrebné meniť prirodzený chronometer. Stačí prehodnotiť svoj prístup k práci, a to urobíme v tomto článku:

- Hra by mala stáť za sviečku … Nemali by ste sa mrhať nezmyselnými a nedôležitými vecami. Predstavte si, koľko času budete mať, ak zo svojho plánu vylúčite rutinné a nepotrebné úlohy.

- Pracujte na výsledkoch … Aký je váš cieľ? Čo by ste chceli stihnúť do konca roka? Na tieto otázky môže prekvapivo odpovedať málo ľudí. Rozhodnite sa, čo chcete (spustite startup, získajte povýšenie, zvýšte zárobky atď.) A sebavedomo choďte za svojim cieľom a venujte mu aspoň tri hodiny denne.

- Čistota pracovného priestoru. Zorganizujte si svoje pracovisko. Preplnená pracovná plocha vám sťažuje sústredenie, pretože v atmosfére chaosu je ťažké zamerať svoju pozornosť na detaily ďalšej práce. Urobte si poriadok v papieroch a archivujte nepotrebné priečinky. Pomôže vám to usporiadať si myšlienky a efektívne splniť úlohu, ktorú máte.

- Stav streamu. Koncepciu toku vyvinul profesor psychológie Mihai Csikszentmihalyi. Podľa jeho výskumu k stavu prúdenia dochádza vtedy, keď je problém ťažký, riešiteľný aj zaujímavý. Ak je úloha, ktorú musíte urobiť, príliš ťažká, neviete, ako k nej pristúpiť, potom sa vás zmocňuje úzkosť. Ak je naopak úloha príliš ľahká, začne vás nudiť, ani ju nechcete prijať.

Aby stav fungoval, nájdite si odľahlé miesto (kancelária alebo kaviareň v blízkosti kancelárie - na tom nezáleží) a ponorte sa do toho. V takom prípade by mali byť úlohy rovnakého typu zoskupené a riešené v blokoch.

- Jednoúlohové … Multitasking nezvyšuje, ale znižuje osobný výkon. Naopak:

1 Je vyčerpávajúca. Keď sa celý deň chytíte jednej alebo druhej veci, ale nevidíte výsledok, cítite sa úplne ohromení. Namiesto uspokojenia z splnených úloh - frustrácia a stres.

2 Dosahuje kvalitu. Keď robíte niekoľko vecí súčasne, je vysoká pravdepodobnosť, že urobíte chybu v jednom z nich (alebo v každom). Výsledkom bude to, že budete musieť prerobiť a spôsobiť straty (dočasné, finančné atď.).

3 Ničí sociálne väzby. Čím viac tokov informácií je, tým ťažšie je ich spravovať. Ak píšete svojmu partnerovi list a zároveň telefonujete s manželkou, nebuďte prekvapení, keď od oboch budete počuť, že ste neúprimní alebo nepozorní.

Ak chcete byť efektívnejší, prepnite na režim jedného zadávania úloh.

- Denné plánovanie … Práca bez konkrétneho cieľa nemá zmysel, preto si pred jej začatím pripravte akčný plán na deň. Nájdite si 15 minút na to, aby ste si zapísali svoje aktuálne úlohy a potom ich zoradili. Potom sa môžete bezpečne pustiť do práce, vaše úlohy budú systematizované a vaše akcie budú nariadené. Mnoho ľudí vníma plánovanie ako stratu času, ale tí, ktorí ho používajú, vedia, ako veľmi zvyšuje profesionálnu produktivitu.

- Pravidlo dvoch minút … Ak úloha trvá menej ako 2 minúty, jednoducho to urobte! Odložíme desiatky vecí, ktoré sa dajú zvládnuť doslova za 2 minúty, na neskôr, čím z nich nafúknete celý problém. Vyberte kôš, odpovedzte na správu, zavolajte na helpdesk-v zozname dvojminútových úloh môžete pokračovať neobmedzene dlho. Áno, nie všetky zdanlivo jednoduché úlohy trvajú presne 2 minúty. Ale čím menej „budete spolu s duchom“, tým viac času vám zostane na aktivitu.

- Prednosť … Denne nie je toľko času, aby ste všetko stíhali, a preto je dôležité stanoviť si správne priority vo svojej práci. Skúste najskôr splniť najnaliehavejšie a najdôležitejšie úlohy.

- Informačné vákuum … Odpojte telefón a nekontrolujte doručenú poštu. Ak plánujete začať náročnú úlohu, snažte sa na ňu maximálne sústrediť. Chráňte sa pred rušivými telefónnymi hovormi, správami SMS a e -mailami. Zdá sa, že každá z týchto akcií bude trvať len niekoľko minút, ale váš myšlienkový tok sa naruší. Na dokončenie hlavnej úlohy preto budete musieť stráviť viac času a úsilia.

- Termíny … Mnoho ľudí vníma termíny ako hrozné, pretože ak ich nedodržia, budú problémy. Termíny sú v skutočnosti veľkou disciplínou, čo znamená, že vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele. Pri preberaní konkrétneho prípadu určite uveďte čas jeho začiatku a konca. Keď poznáte termín ukončenia práce, bude pre vás jednoduchšie naplánovať si a rozdeliť svoje úsilie a čas. Buďte však opatrní - nedávajte si „nadrozmerné“termíny. Pamätajte si: práca vyplňuje čas, ktorý je jej vyhradený (Parkinsonov zákon).

- Odpočinok je predovšetkým. Iba roboti môžu pracovať bez prerušenia a aj tie časom zlyhajú. Mnohí z nás sa však cítia previnilo, ak napríklad na obed príliš dlho pijeme kávu. Človek nemôže byť celý deň 100% produktívny. Koncentrácia je ako sval - na efektívnu prácu potrebujete odpočinok. 15 -minútová prestávka „reštartuje“váš mozog a budete pripravení opäť vykonávať úlohy so správnym sústredením a odhodlaním.

- Jemné krájanie … Rozdeľte veľkú úlohu na niekoľko menších. Zložitá úloha zvyčajne vyžaduje veľa času a úsilia. Aby ste sa s touto úlohou ľahšie vysporiadali, rozdeľte ju na niekoľko stredne pokročilých. Pomôže to rovnomerne rozdeliť vaše sily a v každej z týchto fáz vidieť výsledky vykonanej práce. Vďaka tomu bude proces prebiehať rýchlejšie!

- Používajte technológiu. Technologické objavy v minulom storočí výrazne uľahčili dokončenie viacerých úloh za kratší čas. Buďte preto vnímaví k novým trendom, zariadeniam a programom. Prečo nevyužiť zdroj zvýšenia produktivity.

- Kúzlo čísel. Situáciu môžete lepšie ovplyvniť, keď jej porozumiete prostredníctvom čísel. Sledujte všetky indikátory, na ktorých vám záleží. Napríklad od počtu odpracovaných hodín a vypracovaných správ po produktivitu za hodinu pracovného času. Na sledovanie dôležitých tímových metrík používajte systém nahlasovania, softvér na správu projektov, SharePoint, listy na zdieľanie dokumentov Google, plánovač alebo iba tabuľu.

Dodržiavaním týchto jednoduchých pokynov môžete zvýšiť svoju efektivitu a produktivitu tým, že budete pracovať menej - dosiahnete viac.

Ak si chcete vytvoriť vlastný samoorganizačný systém, ktorý vám umožní byť leniví a nevyžaduje si násilie voči sebe, program vám v tomto pomôže: SAMORGANIZÁCIA NA PÁSKY BEZ NÁSILIA.

Ak sa rozhodnete čerpať v samoorganizácii na maximum, zoznámte sa s týmto programom: POKROČILÁ SAMORGANIZÁCIA.

To je všetko. Dobudúcna. S pozdravom Dmitrij Poteev.