2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 15:53
Raz som ako začínajúci vedúci personálneho oddelenia vo výrobe netrpezlivo očakával prvé stretnutie vedenia závodu. Predstavoval som si, ako produktívne bude manažérsky tím pracovať pre dobro tímu.
Môj podriadený, inšpektor personálneho oddelenia, ktorý tu pracoval takmer 50 rokov, nezdieľal moje svetlé očakávania. "Nebuďte prekvapení, že za všetky problémy závodu bude vinné personálne oddelenie." Nenechajte sa rozrušiť týmto stavom vecí, vedúci musia vypustiť paru a nájsť vinných. A formát stretnutia bude viac pripomínať bazár ako organizované stretnutie kolegov, ktorí potrebujú dospieť k spoločnému rozhodnutiu. “
Stretnutie ma skutočne zaskočilo nedostatočne konštruktívne. Všetci hovorili prakticky súčasne, bez toho, aby sa navzájom počúvali a nepamätali si program. Výsledkom bolo, že „horiace“problémy zostali nevyriešené a všetok čas bol venovaný diskusii o nepodstatných podrobnostiach. Odvtedy uplynulo 10 rokov, ale podľa manažérov z rôznych spoločností sa podobné stretnutia stále konajú.
Čo môžem ako kouč odporučiť, aby boli schôdze konštruktívne a efektívne? Zvážte žiadosť a vyhľadajte osvedčené postupy na jej implementáciu. Najprv analyzujte, či skutočne potrebujete zorganizovať schôdzu alebo si vystačíte s iným formátom internej komunikácie?
Kedy uskutočniť schôdzu?
1. Je potrebná tímová diskusia o probléme alebo úlohe
2. Je potrebné zdieľať s tímom dôležité informácie a vypočuť si názory jeho členov na túto vec.
3. Chcete zozbierať maximálny počet myšlienok a uhlov pohľadu na dôležitú otázku
4. Existuje problém, ktorý ovplyvňuje ciele väčšiny vašich podriadených.
5. Viete, že tím by sa chcel stretnúť a spoločne vyriešiť nejaký problém a zároveň rozdeliť zodpovednosť za jeho implementáciu
Kedy by ste nemali mať schôdzu?
1. Má zmysel používať ďalšie komunikačné nástroje bez zníženia výkonu
2. Úloha je naliehavá / dôležitá a zdržanie pri jej riešení môže byť príliš nákladné
3. Otázka je príliš osobná na to, aby sa dala predložiť na verejnú diskusiu
4. Nie je dostatok času na prípravu a vedenie schôdze
5. Chcete stretnutie použiť ako nástroj na potrestanie niekoho z podriadených
Všetkých desať bodov je možné zhrnúť do jednej vety. Usporiadajte schôdzu, ak je potrebná tímová práca, a pokiaľ taká nie je potrebná, schôdzu neusporiadajte.
10 tipov na efektívne stretnutia
Cieľ. Sami sa rozhodnite, na aký účel potrebujete zorganizovať stretnutie? Aké výsledky a v akej forme chcete získať na konci stretnutia? Existujú rozhodnutia, ktoré treba urobiť? Aké ťažkosti môžu vzniknúť a ako ich neutralizovať? Do akej miery sa ciele účastníkov stretnutia zhodujú / líšia? Sú možné gólové konflikty? Čím starostlivejšie je vypracovaná prvá etapa, tým menší odpor počas stretnutia vznikne
Účastníci. Zloženie účastníkov stretnutia sa tvorí v závislosti od jeho cieľov. Pozvite tých ľudí, ktorí môžu skutočne dôležitým spôsobom prispieť k diskusii o problémoch schôdze. Otestujte si svoje motivácie pre nábor do pracovnej skupiny, meníte stretnutia na divadlo jedného herca (seba)? Je to skutočne táto zostava, ktorá bude produktívna? Stojí za to neustále meniť zloženie účastníkov a formovať ho individuálne pre každé stretnutie. To pomôže manažérovi vyhnúť sa rutine a pozitívne ovplyvniť dynamiku skupiny
Formát. Vyberte si najlepší formát schôdze v závislosti od svojich úloh. Ak potrebujete napríklad
1) informovať tím o inováciách
Vykonajte „stretnutie - informačnú správu“. Úlohou takéhoto stretnutia je informovať účastníkov čo najviac o nadchádzajúcich zmenách, cieľom je znížiť odpor. Dobrým nástrojom na pomoc lídrovi by bola SWOT analýza.
2) stanovovať úlohy a prideľovať zodpovednosti
„Zasadací poriadok“. Veľmi štruktúrovaný a jasný formát, kontrola situácie, cieľom je rozdeliť zodpovednosť medzi účastníkov nezávisle. Zníži sa tým smerovosť, ktorá môže interferovať s kvalitným plnením úloh.
3) dospieť k spoločnému rozhodnutiu
Zorganizujte „rokovanie-stretnutie“, počas ktorého si vypočujete názory všetkých účastníkov. Stratégia stretnutia win-win, úlohou vedúceho je moderátor. Nástroje tohto formátu sú brainstorming, viacpolohový prieskum, prieskum s kartami, schéma analýzy problémov atď.
Schéma analýzy problémov, T. Edmüller
4) kombinujte, aby ste problém vyriešili
Medializačné stretnutie je optimálnym formátom pre takéto stretnutie. Je veľmi dôležité nájsť moderátora, ktorý má autoritu tímu. Líder nemusí byť vždy tou najlepšou voľbou. Oveľa efektívnejšie je pozvať externého odborníka (mediátor, kouč, konzultant)
5) zbierajte nápady
„Stretnutie - brainstorming“bude v tomto prípade 100% najlepším riešením. Hlavnou vecou v tomto formáte je dodržiavať pravidlá a algoritmus brainstormingu. A tiež udržujte atmosféru otvorenosti a ľahkosti, pričom pamätajte na to, že kritika zabíja účinnosť takýchto stretnutí
6) zlepšiť kompetencie
„Stretnutie-učenie“. Tento formát umožňuje vodcovi pôsobiť ako tréner alebo kouč. Podeľte sa o užitočné informácie s podriadenými, diskutujte o nich a naplánujte si, ako ich implementujete do každodenných funkcií. Dobrým nálezom pre manažérov budú 30-minútové stretnutia niekoľkokrát týždenne / mesiac, ktoré zorganizujú špeciálne na rozvoj podriadených. Jedna kompetencia - jedna technika vývoja - akčný plán je hrubým algoritmom pre tieto stretnutia
Miesto. Miesto, kde sa stretnete so svojim tímom, závisí od účelu a formátu stretnutia. Formát školenia a „mediačné stretnutia“môžu vyžadovať miestnosti rôznych veľkostí a vybavenia. Myslite na to vopred. Je tiež nevyhnutné, aby sa účastníci navzájom videli a boli schopní nadviazať očný kontakt s vedúcim stretnutia
Plán. Plán vášho stretnutia by mal byť písomný. V skutočnosti ide o program, ktorý zahŕňa nasledujúce body
- dátum, čas, miesto
- účel stretnutia
- otázky, o ktorých sa bude diskutovať
- požadovaný výsledok stretnutia a jeho forma
- formát
- iniciátor a kto vedie schôdzu
- zoznam účastníkov vrátane tých, ktorí sú pozvaní zvonku
Pošlite plán schôdze účastníkom schôdze, možno budú chcieť pridať svoje otázky. Aby ste ušetrili čas, môžete počas jedného stretnutia vyriešiť niekoľko problémov
Pravidlá. Základné pravidlá vedenia stretnutí stanovuje tím a môžu sa líšiť od stretnutia k stretnutiu. Existujú však trvalé pravidlá, ako napríklad dodržiavanie harmonogramov, dohody o rozhodovacích činiteľoch, obmedzenia uložené politikou spoločnosti, dohody o riadení konfliktov atď
Protokol. Ide o akési zhrnutie stretnutia, ktoré popisuje všetky jeho hlavné body. Pripravuje ho tajomník schôdze na základe poznámok urobených počas schôdze. Zápisnicu podpisuje vedúci, tajomník schôdze, ako aj kľúčoví účastníci (tí, ktorí sú uvedení v akčnom pláne). Kópia zápisnice sa zasiela všetkým účastníkom schôdz
Čas. Časový manažment je jedným z kľúčových aspektov efektivity stretnutí. Začnite schôdzu vždy v určený čas, pretože neskôr už nebudete schopní dosiahnuť presnosť. Nastavte časové rámce pre všetky body plánu a sledujte ich implementáciu. Dodržujte pravidlo 60x20x20:
Strávte 60% svojho času na naliehavých / dôležitých problémoch.
Nechajte 20% času na nepredvídané témy a zrazu sa vynárajúce naliehavé otázky
Vyčleniť 20% času na tzv. sociálne potreby - prestávky, obed, rozprávanie a pod.
Ukončenie. Ak chcete stretnutie dobre ukončiť, zhodnotte tímovú prácu. Všimnite si, čo tím dosiahol, prejdite si body vypracovaného plánu, uistite sa, že všetci prítomní rozumejú a podporujú to, čo bolo naplánované. Na konci schôdze vygenerujte súhrnné upozornenie, ktoré bude odoslané všetkým účastníkom schôdze vrátane tých, ktorí nie sú prítomní. Zaznamenajte si doň zoznam účastníkov, hlavné diskusné otázky, prijaté rozhodnutia, akčný plán a osoby zodpovedné za všetky jeho body, termíny, kontrolné body, dátum nasledujúceho stretnuti
Kontrola. Situácie, keď sa schôdzou všetko končí, nie sú neobvyklé. Aby ste mohli konať, potrebujete túžbu a motiváciu, ako aj kontrolu nad implementáciou rozhodnutí. Priamo na stretnutí definujte kontrolné body a osoby, ktoré sú za to zodpovedn
Obtiažnosť organizovania schôdzí
1. Konflikt
Počas stretnutí často vznikajú konfliktné situácie. Niekedy vzplanú natoľko, že sa stretnutie zmení na prúd vzájomných obvinení a osobných útokov. Čo by mal manažér v tomto prípade urobiť?
- Odložte diskusiu o kontroverznom probléme a vyriešte ho neskôr, v rámci tohto stretnutia. Do tej doby vášne opadnú a účastníci sa budú môcť konštruktívne vyjadriť.
- Preložiť riešenie problému do individuálneho formátu a stretnúť sa s konfliktnými stranami mimo valného zhromaždenia
- Opravte otázku a pozvite ju na zváženie na nasledujúcom stretnutí
- Ponúknite kompromis
2. Komunikačné bariér
Rady, hrozby, kritika, výčitky, „diagnózy“a označovanie, odporúčania, príkazy, klišé a bežné znenie môžu všetky predstavovať prekážku stretnutia. Komunikačné bariéry spôsobujú odpor a antipatiu. Je dôležité, aby si vedúci takéto veci všimol a upozornil na ne členov pracovnej skupiny. Ak chcete odstrániť prekážky v komunikácii, vytvorte v tejto súvislosti dodatočné pracovné pravidlo. A tiež systematicky zlepšovať komunikačné kompetencie tímu
3. Chyb
Nevýhody a chyby pri vedení schôdzí si môžete všimnúť v akejkoľvek spoločnosti. Najtypickejšie sú tieto:
- nedodržanie stanovených cieľov
- nedodržiavanie predpisov
- nedostatok informácií pre účastníkov schôdzí
- udržanie zamestnancov v najproduktívnejšom čase
- tlak z hlavy alebo naopak, pasivita a súhlas
- nečinnosť po stretnutí
Vaše schôdze sa môžu stať cenným zdrojom riadenia alebo čiernou dierou, v ktorej sa čas bez stopy rozpustí. Výber je na tebe.
Odporúča:
Odkiaľ Pochádza Strach Z Komunikácie A Ako Sa Prestať Hanbiť
"Áno, hanbí sa s nami." Nevadí, prerastie to. Len to treba prekonať. “Rodičia sa domnievajú, že plachosť je vlastná iba deťom a už v dospievaní by mal byť človek uvoľnenejší a odvážnejší. Napriek tomu až 45% dospelých priznáva, že je pre nich ťažké komunikovať, a asi 7% má v tomto ohľade vážne problémy, vrátane a vrátane depresie.
Tajomstvo Filmu „Tajomstvo“
Film hovorí o podnete a reakcii. Motiváciou sú peniaze, auto, milovaný človek. A váš emocionálny stav je dôsledkom. Áno, tu je určite ťažké argumentovať, pretože tieto podnety skutočne ovplyvňujú našu náladu! Potom hovorí, že s reakciou musíte začať ihneď.
ZÁSADY A PRAVIDLÁ Efektívnej PSYCHOTERAPIE
Rozhodnutie ísť k psychoanalytikovi môže zmeniť váš život a zmeniť váš život k lepšiemu. Tí, ktorí dúfajú v ľahké a okamžité výsledky, však môžu byť sklamaní, pretože hovoríme o psychike dospelého človeka, ktorá sa formovala mnoho rokov a je možné dosiahnuť kvalitatívne zmeny v jej fungovaní iba usilovnou a niekedy náročnou prácou.
Riadenie štýlu Koučovania: čo To Je
V jednom momente som si uvedomil, že robím koučing. Áno presne! V Molierovej hre bol Jourdain prekvapený, že celý život hovorí prózu, a v určitom okamihu som si uvedomil, že to, čo robím, sa nazýva koučing. Ukázalo sa, že trénovať nie je žiadna hanba.
Sila Komunikácie Alebo Ako Sa Stať Majstrom Komunikácie
Ahoj! V dnešnom krátkom článku sa s vami chcem podeliť o niekoľko základných stratégií, ktoré vyriešia väčšinu problémov s komunikáciou | Čas na čítanie 3 minúty Nie sme naučení správne komunikovať. Preto sú najtalentovanejší a najcennejší ľudia horší ako povstalci a ľudia s nedostatočnou sebaúctou, pretože vždy majú čo povedať) - Mnoho ľudí pociťuje napätie pri komunikácii a odlúčenie;
